Sie können in der Verwaltungsoberfläche bequem Meeting-Räume anlegen und speziell nach Ihren Bedürfnissen konfigurieren. Es ist zum Beispiel möglich, Passwörter für den Eintritt in die Konferenz festzulegen, eine Präsentation vorab hochzuladen, die maximale Teilnehmerzahl zu begrenzen oder die Aufnahme des gesamten Videos zu aktivieren. Es werden alle Konfigurationsmöglichkeiten, die BigBlueButton bietet, unterstützt.
Kollegen, Geschäftspartner, Seminarteilnehmer oder Studierende, mit denen Sie regelmäßig Online-Konferenzen abhalten, können Sie in einer allgemeinen Teilnehmer-Liste anlegen und verwalten. Name und E-Mail-Adresse eingeben genügt.
Vor dem Meeting können Sie die Teilnehmer per E-Mail (einfach Meeting-Link kopieren) oder über die Verwaltungsoberfläche zu einem Meeting einladen. Die Verwaltungsoberfläche bietet hierbei die Möglichkeit, die Teilnehmer bequem aus der Teilnehmerliste auszuwählen und gegebenenfalls mit zusätzlichen E-Mail Adressen zu ergänzen. Bei Angabe eines Termins (Datum Start-/Endzeit) wird in der Einladungs-E-Mail zusätzlich ein iCalendar angehängt, mit dem der Teilnehmer den Termin per Klick in seinen Kalender (z.B. Outlook, Apple Mail, Thunderbird etc.) übernehmen kann.
Das Meeting für Ihren spezifisch konfigurierten Meeting-Raum starten Sie als Moderator direkt über die grüne Schaltfläche in der Liste der Meeting-Räume.
Während des Meetings können Sie mehrere Präsentationen, Dokumente und Bilder hochladen und teilen. Sie können dabei festlegen, ob diese Dateien von den Teilnehmern heruntergeladen werden können.
Ein Whiteboard zum Schreiben und Zeichnen für Sie als Moderator oder auch für alle Teilnehmer hilft, gemeinsame Ideen zu entwickeln. Es stehen Ihnen viele verschiedene Werkzeuge zur Verfügung, z.B. Freihand, Formen und Text. Präsentationen oder Dokumente, in welchen Sie gemeinsam während des Meetings mit den Werkzeugen des Whiteboards gearbeitet haben, können im Anschluss mit diesen Änderungen heruntergeladen werden.
Sie können während eines Meetings Umfragen ad-hoc konfigurieren und mit den Teilnehmern durchführen. Die Umfragen können automatisch aus den Inhalten von Präsentationen oder manuell erzeugt werden. Dabei können die Antworten fest vorgegeben oder vom Teilnehmer individuell beantwortet werden. Nach Abschluss der Umfrage erhalten Sie eine Auswertung der Ergebnisse mit Präsentationsmöglichkeit.
Im laufenden Meetings können Sie Ihren Bildschirm freigeben. Wenn Sie möchten, den gesamten Bildschirm oder auch nur bestimmte Anwendungsfenster.
Während des Meetings können Sie im Chat Textnachrichten austauschen. Dies funktioniert sowohl mit allen Teilnehmern im öffentlichen Chat, als auch zwischen einzelnen Teilnehmern im privaten Chat. Der gesamte öffentliche Chat-Verlauf kann im Anschluss als Textdatei exportiert werden.
Wenn Sie Aufnahmen für einen Meeting-Raum aktiviert haben, können Sie diese während des Meetings manuell oder automatisch starten und stoppen. Nach einem Meeting stehen die Aufnahmen dauerhaft zur Verfügung und können an die Teilnehmer per Link verteilt werden. Für die Wiedergabe wird lediglich ein Webbrowser benötigt (z.B. Firefox, Chrome, Safari, Edge). Es muss keine zusätzliche App installiert werden.
In der Verwaltungoberfläche steht Ihnen für jedes abgeschlossene Meeting eine Statistik zur Verfügung. Sie sehen, wann die Meetings stattfanden, die Dauer und die Namen der Teilnehmer sowie deren Beitrittszeitpunkt.